¿Qué se puede digitalizar?

  • Facturas y Remitos
  • Expedientes
  • Legajos
  • Historias Clínicas
  • Documentación impresa
  • Libros
  • Credenciales plásticas
  • Tarjetas personales
  • Documentos de Identidad (DNI, Pasaportes, etc.)

Ventajas de la digitalización

  • Acceso online a los documentos desde cualquier lugar
  • Procesos de Búsqueda Rápidos y Sencillos
  • Reducción del espacio Físico del Archivo
  • Almacenamiento seguro
  • Mejora de los procesos de trabajo
  • Integración a sistemas de gestión
  • Ahorro en consumo de papel

Somos especialistas en Procesos de Ingeniería Documental que permiten a Empresas y oficinas del Estado avanzar hacia el siguiente paso en la Administración, Procesamiento y Control de sus documentos críticos.

Nuestros servicios de Digitalización y Guarda Documental, permiten realizar un manejo inteligente de los archivos, reducir el espacio físico necesario para el almacenamiento en papel y agilizar los tiempos de búsqueda, mejorando los entornos laborales.

Un análisis pormenorizado de los procesos, y su consiguiente orden y digitalización, permite acelerar flujos de trabajo a la par que facilitan su monitoreo y control. La gestión del Workflow permite automatizar procesos de cobranza, pagos, seguimiento de inventario, entre otros facilitando las tareas a realizar.

Nuestro objetivo es convertir a los documentos de su organización en una fuente de información y recursos valiosos de fácil acceso y administración.

Digitalización de Documentos

Guarda documental

Ordenamiento del archivo

Optimización de Workflows o Procesos de trabajo

Impresión Inteligente

Nuestro Servicio

Asociados a las principales marcas del mercado, trabajamos en llevar adelante el proceso de migración hacia el Mundo Digital en un proceso que involucra:

  • Definición conjunta de Procesos críticos a digitalizar.
  • Diseño del Workflow (Procesos de trabajo a realizar con los documentos una vez digitalizados)
  • Sencillez en la búsqueda y recuperación de los documentos
  • Utilización de Plantillas personalizadas para realizar la totalidad de la actividad desde el equipo Multifunción.
  • Capacitación exhaustiva de usuarios.

PASOS A SEGUIR

Definición conjunta de Procesos críticos a digitalizar

Puede tratarse de documentos administrativos, contables, comerciales, expedientes, entre otros.

Acondicionar los archivos

Los documentos deben estar libres de ganchos, broches, roturas, dobleces, previo a su ingreso al escáner. En esta etapa se los ordena y acondiciona.

Escaneo

Los documentos pasan por el escáner para obtener una imagen digital.

Gestión inteligente de datos

A partir de la captura digital, se ingresa a sistema la información que va a relacionar a esta imagen con los datos por los cuales se la va a consultar (ejemplo, número de expediente, nombre de cliente, número de factura, fecha, etc.) visualizando la imagen ya capturada y tomando de la misma los datos por los cuales se la va a consultar. Si se trabaja con un software que detecta automáticamente la información, la misma es verificada manualmente para garantizar la interpretación correcta y reducir los márgenes de error.

Auditoría y Control

Una vez digitalizados todos los documentos se verifica que el proceso haya completado exitosamente. En esta etapa se cruza nuevamente la información para comprobar el correcto ingreso de datos, se chequea la calidad de las imágenes y se realizan búsquedas y consultas de prueba en el sistema.

Equipos

Contamos con la última tecnología en digitalización especialmente pensada para llevar a cabo procesos de digitalización en pequeñas, medianas y grandes organizaciones.

Con equipos que permiten compartir información, trabajar de forma conjunta, crear documentos PDF y enviar documentos a servicios en la nube, entre otras funciones.

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