Terminá con la logística de retiro y entrega de documentación, reducí riesgos de pérdida de datos y disponé de tu información en todo momento.

Desde Prointec, llevamos una isla de digitalización a tu empresa para el escaneo diario de tus documentos. Además, te facilitamos un software para que puedas visualizarlos desde la Nube y, si lo necesitás, un miembro de nuestro staff va a tu oficina a realizar todo el trabajo.

  • Vos definís cuánto y qué querés digitalizar cada día.
  • Tus documentos, disponibles en todo momento.
  • Reduce el riesgo de pérdida de la información.
  • Monitoreo online de los documentos digitalizados a través de la Nube.

Plan Básico

  • Instalación de Isla Digital
  • 1 Escaner
  • Sin personal de Prointec
  • 1 usuario de la nube
  • Volumen a cargo de la empresa

Plan Intermedio

  • Instalación de Isla Digital
  • 1 Escaner
  • Personal de Prointec 2 hs diarias
  • 3 usuarios de la nube
  • 500 hojas diarias

Plan Premium

  • Instalación de Isla Digital
  • 2/3 Escaners
  • Personal de Prointec full time
  • Usuarios de la nube ilimitados
  • 10.000 hojas diarias

Consultá también por nuestros servicios alternativos

de digitalización y gestión documental

ProDigital

Retiramos la documentación de tu empresa y digitalizamos todos tus documentos en nuestras oficinas.

ProVirtual

Guardamos tus documentos digitalizados en “la nube” para garantizar su seguridad y permitir su acceso a los colaboradores desde cualquier lugar y dispositivo.

ProWork

Analizamos los flujos de trabajo de tu empresa y te proponemos cómo optimizarlos introduciendo gestores documentales y mejoras en los procesos de trabajo.

SOLUCIONES PARA DIFERENTES MERCADOS

Una de las problemáticas que afrontan los centros de salud es la dificultad al querer compartir la historia clínica de un paciente entre diferentes clínicas o consultorios. A su vez, las imágenes de estudios médicos generan altos costos de impresión por los insumos que se utilizan.

La digitalización y acceso electrónico a la historia clínica de pacientes permite a los médicos consultar los documentos aún fuera del lugar de trabajo, permitiendo un flujo documental que puede incluir a las áreas administrativas y la atención personalizada del paciente desde el primer momento de consulta. También permite acelerar los tiempos de respuesta, lo que genera mayor grado de conformidad en el paciente y optimiza los costos asociados a estos procesos. A su vez, la visualización electrónica de imágenes de estudios médicos reduce costos de impresión y acelera los tiempos de diagnóstico y obtención de resultados para el paciente. Un flujo de trabajo integrado acelera los procesos de autorización y los hace transparentes.

El acceso instantáneo a los documentos es un recurso clave que afecta al procesamiento de consultas y reclamos por parte de clientes en el área de servicios. Esto impacta de forma directa en la calidad del servicio que se le brinda al cliente, desde el primer momento de consulta hasta el servicio postventa.

A través de un gestor documental, el acceso a la información es fácil y rápido, lo que contribuye a una mejora en la toma de decisiones que a su vez conlleva un ahorro importante para la organización y puede convertirse en una ventaja competitiva frente a su entorno. En una empresa de servicios con varias locaciones este tipo de soluciones permiten centralizar la información y acceder rápidamente a los documentos desde cualquier sucursal para mejorar el servicio al cliente.

Los pedidos de compra conllevan una gran cantidad de documentos que interactúan entre sí e intervienen en flujos de autorización que impactan de forma directa en la trazabilidad de la gestión comercial. La falta de información puede generar demoras en el área de facturación y de cobranzas, así como en la entrega del pedido.

A través de nuestras soluciones de gestión documental, los tiempos de procesamiento para la tramitación de las facturas se pueden reducir notablemente, ya que las facturas entrantes se registran a través del software de gestión de documentos, se clasifican automáticamente y se archivan directamente en la bandeja de entrada digital de la persona responsable.

Puede agilizar procesos teniendo siempre a mano el recuento exacto y el registro de la ubicación de su inventario en tiempo real. De esta forma puede adquirir el control de toda la operación logística en un único centro de datos, impactando en la calidad de servicio a su fuerza de ventas y clientes finales, disponiendo con información a tiempo de los pedidos entregados y seguimiento a las novedades.

Nuestras soluciones le brindan mayor capacidad para proporcionar información a los clientes y proveedores, así como el acceso a los documentos independientemente de la ubicación y del horario

Las entidades educativas requieren de una óptima organización del registro y legajos de alumnos, los cuales están compuestos por una gran cantidad de documentos. Al mismo tiempo, existe una gran cantidad de documentos que son necesarios dentro de la gestión educativa, tanto para alumnos como docentes, como pueden ser manuales, exámenes, apuntes y libros. Estos documentos ocupan espacio y generan un costo de impresión elevado.

La gestión documental permite eliminar el riesgo de extravíos de estos documentos y el ahorro en los costos de impresión y gasto de papel. A su vez, permite reducir el espacio de almacenamiento, por ejemplo, de exámenes o manuales, que al ser digitalizados pueden consultarse de forma electrónica.

Una problemática que impulsa a los organismos de administración pública a la transformación digital es la falta de espacio para el almacenamiento del papel y el deseo de una información de más calidad para brindar un mejor servicio al ciudadano.

Un gestor documental posibilita acceder al archivador de documentos central desde todas las ubicaciones, lo que simplifica los procesos internos y permite al ciudadano solicitar lo antes posible todos los servicios de forma centralizada y brindar un servicio más rápido en todos los organismos. Al mismo tiempo, permite ahorrar espacio de almacenamiento y utilizar la nube como solución de sala virtual para compartir proyectos y documentos que involucren a varios departamentos sin la necesidad de que se encuentren en el mismo espacio físico.

El tamaño de una flota de transporte es proporcional a la cantidad de documentos que se manejan en una empresa de transporte y logística. Existen documentos que tienen plazos de vencimiento, como el pago de patentes o renovación de registro de conductores, que pueden afectar el funcionamiento del servicio. Por otro lado, el manejo de los documentos que pertenecen al servicio brindado, como las órdenes de compra o remitos, puede presentar demoras en su rendición al utilizar el papel por los tiempos de traslado de cada unidad de la flota entre el punto de entrega y la central administrativa.

La gestión documental permite un manejo centralizado de la documentación de cada unidad de la flota de transportes que operan en la organización. A su vez, permite una rápida gestión en la rendición de gastos de los conductores a través de soluciones mobile y de captura inteligente que permiten enviar las facturas o comprobantes desde cualquier lugar y en cualquier momento.

La digitalización de remitos permite mantener un control y una seguridad plenos sobre los bienes transportados, ofreciendo a sus clientes un seguimiento en tiempo real a través de Internet o del correo electrónico.

SOLUCIONES PARA DIFERENTES ÁREAS DE UNA EMPRESA

El modo de gestionar la documentación, es lo que determina la eficiencia en los procesos y tiempos de respuesta de la empresa. Una sala llena de archivadores con todos los documentos en papel, significa menor productividad y posibles pérdidas o inconvenientes en los pagos.

Por esto, digitalizar es una solución que además de ayudar a realizar los pagos en tiempo y forma, llega a reducir hasta el 60% del tiempo en el procesamiento de facturas. Sin importar la cantidad de documentos, se puede escanear y trasladar los archivos a una plataforma digital de la que participen todas las áreas de la compañía, logrando beneficios inmediatos.

Trasladar la documentación por las distintas oficinas de la empresa, esperando una aprobación, podría evitarse con un sistema que permita a los departamentos consultar los documentos pendientes al alcance de un solo click.

Con la digitalización, además de integrar las áreas de la compañía, se podrá organizar las diferentes fuentes de consulta (notas de pedido, cotizaciones y mails) con relación a una sola orden de compra, lo que garantiza mayor control y búsqueda inmediata de la información.

Imprimir los recibos de pago de cada empleado, no solo implica un gasto en el costo mensual del papel, también reduce los tiempos de productividad entre el departamento de Recursos Humanos y la persona que debe firmarlo.

Tener control y registro de cada uno de los empleados optimizando tiempo, es posible con la gestión digital. Facturación vía mail y firmas digitales reemplazan estas metodologías tradicionales.

Personalización del servicio, horarios flexibles y plazos de entrega fiables, son algunas de las demandas de los clientes actuales. No tener un sistema que asegure un control de los remitos y la información precisa de cada cliente, puede traer pérdidas a la compañía.

El almacenamiento digital viene a solucionar estos inconvenientes, logrando adaptarse a estos consumidores que buscan inmediatez y llevando a la compañía a agilizar cada uno de los procesos con un sistema que permita tener en tiempo real la información necesaria para garantizar la satisfacción de cada cliente.

No tener un sistema integral que reúna a los diferentes departamentos, dificulta hacer un seguimiento de los inconvenientes que se presentan dentro de la compañía o de las disconformidades que puedan tener los clientes.

La implementación de un sistema documental facilita el registro y control del estado por el que pasan cada una de estas incidencias, a través de flujos de trabajo que ayudan a automatizar los niveles de aprobación por cada una de las diferentes áreas.

El intercambio de información con cada uno de los clientes puede ser diario, de cualquier tipo y en diferente formato. Esto podría significar un “caos” en la empresa, si no hay un orden y control para cada uno de ellos.

Digitalizando estos documentos es que se logra unir toda la información en relación a cada uno de los clientes o posibles interesados en el servicio de la empresa, logrando una rápida búsqueda.

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