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Seminario de Gestión Documental

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El 16 y 17 de noviembre se desarrolló en Prointec un workshop de presentación de Docuware, un software de gestión documental digital que permite agregar valor a las imágenes que son escaneadas o digitalizadas a través de los equipos multifunción o escáner. El encuentro estuvo a cargo de Manuel Nino que además de presentar de la herramienta, realizó una demostración de optimización de procesos internos de nuestra empresa con uso de Docuware. 


La gestión documental digital es una herramienta que permite gestionar y mejorar los procesos de negocio. Muchas empresas llevan demasiado tiempo condicionadas por unos procesos deficientes de gestión de la información. El empleado medio dedica del 30 al 40 por ciento de su tiempo a buscar la información necesaria para completar sus tareas en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivadores. Los documentos digitales y las soluciones de gestión de contenido empresarial llegaron para optimizar los procesos de trabajos y poder volcar esa energía y tiempo antes desperdiciados en agregar valor a las tareas.

Docuware pone en valor las imágenes y documentos, tanto físicos como electrónicos, automatizando procesos, aumentando la eficiencia en el manejo de documentación y mejorando el ambiente de trabajo; características que lo convierten en una herramienta fundamental en el camino hacia la transformación digital. 

La gestión documental digital no es sólo una manera de sustituir los engorrosos documentos en papel con archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

Una estrategia de gestión de contenido empresarial (ECM) permite a las compañías transformar los procesos anticuados basados en papel y estructurar la información digital no conectada. La gestión del contenido empresarial es la clave para triunfar en la era digital creando procesos orientados al cliente y capaces de mejorar la productividad en todas las actividades empresariales.

Un sistema de gestión documental puede llegar a transformar su empresa. Para conseguirlo, Docuware ofrece no sólo tecnología, sino también colabora con los clientes para proporcionar orientación de principio a fin y conocimientos sobre las prácticas recomendadas de gestión documental más avanzadas.

Conozca más en www.docuware.com

Procesos de Negocios que pueden optimizarse con un gestor documental

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La tecnología está transformando nuestras formas de trabajar y comercializar productos y servicios, llevándonos hacia entornos cada vez más digitales. En este contexto, llevar a cabo una transformación digital sistemática y ordenada, se ha vuelto un aspecto esencial y crítico del negocio, de cara a perspectivas futuras.

 

La incorporación de un gestor documental permite a las empresas y organizaciones estructurar la información ordenándola para que sea fácilmente accesible, además de posibilitar la automatización de procesos y de flujo de autorizaciones y aprobaciones.

Se trata de una solución ideal para quienes están iniciando un proceso de digitalización que permite optimizar flujos de trabajo.

Compartimos a continuación algunos procesos de Negocios que pueden mejorarse con un gestor documental:

– Gestión de contratos

– Procesos de órdenes y comprobantes de compra

– Gestión de facturas

– Circuitos de pago a proveedores / Cuentas a pagar

– Administración de historias clínicas

– Gestión de pólizas y siniestros

– Gestión de Cheques

– Rendición de Gastos

– Remitos

– Gestión de Manuales y Documentación Respaldatoria de manuales de Calidad

– Administración y resguardo de Documentación Crediticia

– Apertura de Cuentas / Créditos

– Registro de Afiliaciones

– Legajos Recursos Humanos

– Resguardo de Documentación Legal

– Gestión de Vencimientos

“Lo más importante y lo más difícil de la transformación digital es el cambio cultural”

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El pasado 14 de septiembre se llevó a cabo en Prointec el Seminario de Firma Remota, Firma Electrónica Ológrafa y Gestión Documental, conducido por Héctor Salinas, Gerente de Pre Venta, Implementaciones, y Soporte de Post Venta de Xerox Argentina.

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Salinas destacó la necesidad de un cambio de mentalidad en las empresas a la hora de incorporar herramientas tecnológicas. “Lo más importante y lo más difícil de la transformación digital es el cambio cultural”, sostuvo.

En el evento, también estuvo presente Virginia Cedrun de la Subsecretaría Pyme de la Ciudad de Buenos Aires que atrajo la atención de los presentes al detallar las herramientas financieras que el Gobierno ha puesto a disposición de las PYMEs para apoyarlas y acompañarlas en el proceso de transformación digital.

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Promediando el encuentro, Salinas, con la colaboración de su colega Maria de los Ángeles Álvarez y el equipo técnico de Xerox, presentaron los Escáneres, Multifunción y la solución Connect Key, para luego realizar una demostración de firma digital y digitalización.

A modo de cierre, se realizó el sorteo de dos escáneres Xerox, resultando como ganadores Pablo Sobrero representante de Aval Federal y Juan Somoza, Asistente PYME del Gobierno de la Ciudad.

 

 

Compartimos un video muy significativo que preparó Xerox en relación a los desafíos del mundo digital.

Seminario de Firma Remota, Firma Electrónica Ológrafa y Gestión Documental

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Los invitamos a concurrir al Seminario de Firma Remota, Firma Electrónica Ológrafa y Gestión Documental, que estaremos llevando a cabo en nuestras oficinas el próximo jueves 14 de septiembre de 10:30 a 12:30 hs.

El evento, será conducido Héctor Salinas, Gerente de Pre Venta, Implementaciones, y Soporte de Post Venta de Xerox Argentina, experto en la temática.

Si desea inscribirse, puede hacerlo haciendo click aquí.

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El futuro del trabajo: digitalización y optimización de los procesos

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El pasado 8 de agosto estuvimos presentes en el evento de Xerox «The future of Work», donde se exploraron nuevas formas de trabajar mediadas por la digitalización, la integración y automatización de los procesos y los servicios de gestión documental a través de la nube y la tecnología mobile.

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Durante la jornada, que se llevó a cabo en el complejo empresarial “Urbana Vicente Lopez” en Munro, se analizó el cambio de paradigma que está dando lugar a nuevas modalidades de trabajo y el desafío de dar respuesta a nuevas necesidades y requerimientos.

Ezequiel Bardas, Gerente general Xerox Argentina, señaló a esta presentación como “el mayor lanzamiento de productos en 110 años de empresa”.

Por su parte, Irina Maslennikova, Gerente Regional de Xerox América Latina, destacó la importancia de brindar herramientas que faciliten la movilidad de la información de forma rápida y desde cualquier parte del mundo de forma segura.

En la primera parte del encuentro, se habló de Soluciones Inteligentes diseñadas para entornos de trabajo contemporáneos y se mencionaron herramientas como la impresión mobile y la gestión inteligente de documentos a través de la nube.  Representantes de Xerox presentaron Versalink y Altalink, como productos del Ecosistema ConnectKey, pensados especialmente para empresas de pequeña y gran envergadura. Se trata de soluciones que respetan cinco principios esenciales como son la experiencia de usuario intuitiva, conectividad mobile y con la nube, seguridad, servicios gestionados de impresión y nuevas oportunidades.

Posteriormente, se presentaron herramientas para optimizar los procesos de la oficina, con software inteligentes que permiten optimizar los procesos reduciendo costos e incrementando la eficiencia. Se destacó la necesidad de crear una aplicación personalizada para el flujo de trabajo particular de cada empresa, que esté basada en su business core. La propuesta se basa en introducir soluciones que se integren a las empresas y estén embebidas en su negocio.

En definitiva, de lo que se trata es de introducir tecnología que facilite el trabajo de las empresas:  conducir su ambiente de trabajo hacia un entorno digital que permita un manejo sencillo e inteligente de la información.

La clave está en la gestión de la información que posibilita automatizar y simplificar procesos, lograr una mayor seguridad y movilidad documental, mejorar los flujos de trabajo y brindar un mejor servicio al cliente.

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